Datenschutzerklärung

Datenschutzerklärung für TOBY

Stand: 30. Oktober 2026 (Dokumentversion 3.24)

Diese Datenschutzerklärung gilt für den Dienst TOBY, das Portal unter portal.hallotoby.de und app.beta.hallotoby.de und die Website www.hallotoby.de. Sie richtet sich an drei Gruppen: Fahrgäste, die eine Zentrale erreichen, die TOBY einsetzt (Abschnitt 3), Zentralen und ihre Mitarbeiter, die TOBY über das Portal nutzen (Abschnitt 4), und Besucher der Website (Abschnitt 5).

1. Verantwortlicher und Kontakt

neuromanufaktur GmbH Hanauer Landstraße 204, 60314 Frankfurt am Main, Deutschland Geschäftsführer: Maximilian Päzolt E-Mail: office@neuromanufaktur.ai · Telefon: +49 69 20085445 Handelsregister: HRB 137856, Amtsgericht Frankfurt am Main · USt-IdNr. DE452948209

Datenschutzanfragen: office@neuromanufaktur.ai Datenschutzbeauftragter: Maximilian Päzolt, Geschäftsführer der neuromanufaktur GmbH (office@neuromanufaktur.ai). Die Bestellung eines externen Datenschutzbeauftragten erfolgt, sobald sie regulatorisch geboten ist.

2. Wer wofür verantwortlich ist

TOBY ist ein KI-Dienst, mit dem Taxi-, Mietwagen- und Krankenfahrtzentralen Fahrtbestellungen und andere Anliegen ihrer Fahrgäste automatisiert entgegennehmen. Der Disponent, mit dem Fahrgäste sprechen oder schreiben, ist ein KI-System der neuromanufaktur GmbH, das im Auftrag der jeweiligen Zentrale arbeitet.

Für Ihre Daten als Fahrgast ist die Zentrale verantwortlich, die Sie erreichen. Sie entscheidet, welche Kanäle aktiv sind, ob Gespräche aufgezeichnet werden, wie lange Gesprächsdaten aufbewahrt werden und an welche Disposition Bestellungen gehen. Die neuromanufaktur GmbH verarbeitet Ihre Daten dabei als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags mit der Zentrale. Für Auskunft, Berichtigung und Löschung wenden Sie sich am einfachsten an die Zentrale; die Zentrale kann im Portal den Link zu ihrer eigenen Datenschutzerklärung hinterlegen, den der Disponent auf Nachfrage nennt. Sie können sich auch an uns wenden; wir leiten Ihre Anfrage an die Zentrale weiter und unterstützen bei der Bearbeitung.

Für die Daten der Zentralen und ihrer Mitarbeiter im Portal, für die Abrechnung und für die Website ist die neuromanufaktur GmbH selbst verantwortlich.

Grundsatz: Unsere Datenbank und die Nachverarbeitung laufen in der Europäischen Union. Für die standardmäßige Gesprächsführung mit GPT Live nutzen wir OpenAI direkt; dabei können Gesprächsdaten einschließlich Audio in den USA verarbeitet werden (Abschnitte 3.3 und 6). Bei Duplex können zusätzlich für eine automatisierte Plausibilitätsprüfung Gesprächsauszüge als Text in den USA verarbeitet werden (Abschnitt 3.3). Wir nutzen Gesprächsdaten nicht zum Training von KI-Modellen und geben sie nicht zu eigenen Zwecken weiter.

3. Fahrgäste: was passiert, wenn Sie eine Zentrale mit TOBY erreichen

3.1 Kanäle

Telefon ist der Hauptkanal. Sie rufen die Rufnummer der Zentrale an, und der Disponent nimmt das Gespräch an.

Weitere Kanäle sind vorgesehen, aber noch nicht freigegeben: Anrufe und Textgespräche über WhatsApp, Textgespräche und Anrufe über ein Widget auf der Website der Zentrale. Wir ergänzen diese Erklärung, bevor wir einen davon freigeben. WhatsApp nutzen wir heute nur, um Ihnen auf Wunsch der Zentrale eine Bestätigung Ihrer Bestellung zu schicken (Abschnitt 3.4).

3.2 Welche Daten verarbeitet werden

Kennung: Am Telefon Ihre Rufnummer, sofern Sie sie nicht unterdrücken; bei WhatsApp Ihre Mobilnummer; beim Website-Widget eine technische Sitzungskennung und die IP-Adresse Ihres Geräts. Die Rufnummer dient dazu, das Gespräch zuzuordnen, Stammkunden zu erkennen und bei Bedarf zurückzurufen.

Bestelldaten: Abholadresse, gewünschte Abholzeit, Ihr Name, auf Wunsch Zieladresse, Personenzahl, Gepäck, Fahrzeugwunsch, Beförderungsart, Zahlungsart und Hinweise für den Fahrer. Der Disponent fragt nur, was die Zentrale für eine Bestellung eingerichtet hat.

Gesprächsverlauf: Bei Anrufen wird das Gespräch in Echtzeit in Text umgewandelt; dieses Transkript wird gespeichert. Bei Textkanälen wird der Nachrichtenverlauf gespeichert. Nach jedem Gespräch erstellt das System eine kurze Zusammenfassung und ordnet die Gesprächsart zu (etwa Bestellung, Stornierung, Auskunft, Rückrufwunsch).

Metadaten: Datum, Uhrzeit, Dauer, Kanal, angerufene Rufnummer, Ergebnis des Gesprächs.

Ihre Stimme: Ihre Sprache wird in Echtzeit verarbeitet. TOBY legt eine abrufbare Gesprächsaufzeichnung nur an, wenn die Zentrale sie eingeschaltet hat. In diesem Fall hören Sie zu Beginn den Hinweis „Das Gespräch wird aufgezeichnet." Davon zu unterscheiden ist eine zeitweilige Aufbewahrung beim KI-Anbieter, insbesondere zur Missbrauchsüberwachung (Abschnitt 3.3).

Bei Krankenfahrten: Angaben, die die Zentrale für Krankenfahrten benötigt, etwa Beförderungsart (Rollstuhl, Tragestuhl), Begleitperson, Ziel (Praxis, Klinik, Dialyse) oder Hinweise zum Transportschein. Das sind Gesundheitsdaten. Die Rechtsgrundlage dafür verantwortet die Zentrale; wir verarbeiten sie nur im Auftrag der Zentrale. Die in Abschnitt 3.3 beschriebene Verarbeitung durch OpenAI einschließlich einer möglichen Übermittlung in die USA umfasst auch solche Angaben, wenn sie im Gespräch vorkommen. Die von uns bereitgestellten Disponenten laufen derzeit alle mit Duplex, auch Kai, der auf Krankenfahrten ausgerichtet ist.

Kontaktdaten bei der Zentrale: Die Zentrale kann Sie als Kontakt anlegen (Name, Rufnummern, Heimadresse, häufige Orte). Der Disponent nutzt diese Daten, um Sie zu erkennen und schneller zu bedienen. Verantwortlich dafür ist die Zentrale.

3.3 Wie ein Gespräch technisch abläuft

Ihr Anruf erreicht die Rufnummer der Zentrale bei unserem Telekommunikationsdienstleister (Telnyx, EU) und wird an unsere Medienplattform (LiveKit, EU) übergeben. Welche Gesprächsengine Ihr Gespräch führt, hängt vom Disponenten der Zentrale ab: Bei den von uns bereitgestellten Disponenten legen wir sie fest (derzeit Duplex), bei eigenen Disponenten wählt die Zentrale. Ohne Wahl gilt Duplex.

• Duplex (Standard): OpenAI GPT Live verarbeitet den Audiostrom und erzeugt gesprochene Antworten. Für fachliche Bearbeitung und Werkzeugaufrufe nutzt GPT Live ein delegiertes OpenAI-Sprachmodell. Beide werden über die direkte OpenAI-API angesprochen, nicht über Microsoft Azure. OpenAI erhält Audio, Gesprächsinhalte, Vorgaben des Disponenten sowie benötigte Kontakt-, Bestell- und Werkzeugdaten. Der konfigurierte Zugang garantiert keine EU-Datenresidenz; Verarbeitung in den USA ist möglich.
• Lex: AssemblyAI (EU-Endpunkt) wandelt Sprache in Text um, nach einer Umstellung durch uns stattdessen Deepgram (EU-Endpunkt); Microsoft Azure OpenAI (EU) erzeugt Antworten und Werkzeugaufrufe, ElevenLabs (EU-Endpunkt) spricht die Antworten.
• Vox: Deepslate (Deutschland) verarbeitet die Sprache und erzeugt Antworten und Werkzeugaufrufe; ElevenLabs (EU-Endpunkt) übernimmt die Sprachausgabe.

Die direkte OpenAI-API wird ausschließlich für Duplex einschließlich seines delegierten Modells genutzt. Zusammenfassung und Einordnung nach dem Gespräch bleiben bei Microsoft Azure OpenAI in der EU. In allen drei Varianten entsteht ein Transkript. Adressen werden zunächst mit unserem Straßen- und Ortsverzeichnis und den Orten der Zentrale in der Datenbank abgeglichen. Wenn das eigene Verzeichnis keinen ausreichenden Treffer liefert, nutzt TOBY Google Places. Google Geocoding kann außerdem die Koordinaten einer bereits gefundenen Straßenadresse bis zur Hausnummer präzisieren. Übermittelt werden die gesuchten Adressbestandteile beziehungsweise Orts- und Einrichtungsnamen sowie der räumliche Suchkontext (Ort oder Koordinaten der Zentrale). Audio, Gesprächstranskripte, Fahrgastnamen und Rufnummern werden für diese Suche nicht übermittelt. Gesprächsdaten und Bestellungen speichert TOBY in Supabase (Frankfurt).

Aufbewahrung bei OpenAI: Wir aktivieren keine optionale Speicherung der GPT-Live-Sitzung. Das ist keine Zusage vollständiger Speicherfreiheit: OpenAI kann API-Inhalte zur Missbrauchsüberwachung bis zu 30 Tage aufbewahren, bei gesetzlichen Pflichten länger. Für das delegierte Responses-Modell kann zusätzlich eine standardmäßige Speicherung des Anwendungszustands von 30 Tagen gelten. Für diesen Zugang wird kein Zero-Data-Retention-Status zugesagt. API-Daten werden nicht zum Modelltraining freigegeben. Näheres beschreiben OpenAIs Datenkontrollen.

Die hier beschriebene direkte OpenAI-Anbindung betrifft die Gesprächsengine Duplex.

Plausibilitätsprüfung (nur bei Duplex): Damit Bestellungen, Änderungen und Stornierungen Ihrem Anliegen entsprechen, kann TOBY Gesprächsvorgänge automatisiert durch die TypeSafe AI, Inc. (USA) prüfen lassen. Dafür werden Gesprächsauszüge als Text und Fahrtangaben in die USA übermittelt, keine Audioaufnahme und keine Rufnummer. Der Anbieter nutzt die Daten nach eigener Zusage nicht zum Training. Grundlage der Übermittlung sind EU-Standardvertragsklauseln.

3.4 Was mit Ihrer Bestellung passiert

Angenommene Bestellungen werden an die Disposition der Zentrale übermittelt, derzeit die Plattform von taxi.de (talex mobile solutions GmbH, Hamburg). Übermittelt werden Abholadresse, Zieladresse (soweit erfasst), Zeit, Name, Rufnummer, Personenzahl, Wünsche und Hinweise. Die Zentrale kann einstellen, dass Bestellungen erst nach ihrer Freigabe übermittelt werden. Für die Verarbeitung durch taxi.de gilt der Vertrag der Zentrale mit taxi.de.

Auf Wunsch der Zentrale erhalten Sie nach der Bestellung eine Bestätigung per SMS oder WhatsApp. Hat die Zentrale „auf Wunsch" eingestellt, fragt der Disponent Sie; bei „immer" sendet das System die Bestätigung ohne Nachfrage, bei „aus" gar nicht. Die SMS versenden wir über Telnyx; sie enthält Abholort, Zeit, Auftragsnummer, die Rufnummer der Zentrale und gegebenenfalls einen Link zur Statusseite von taxi.de. Die WhatsApp-Nachricht senden wir über die WhatsApp Cloud API der Meta Platforms Ireland Ltd. von unserem eigenen WhatsApp-Business-Konto; sie enthält Datum und Uhrzeit, Abhol- und Zieladresse, Ihren Namen, die Auftragsnummer und den Link zur Statusseite. Meta erhält dafür Ihre Mobilnummer und diesen Inhalt, verarbeitet ihn in seinen Rechenzentren, auch in den USA, und speichert ihn für die Zustellung bis zu 30 Tage. Für Ihr eigenes WhatsApp-Konto gelten zusätzlich die Bedingungen von WhatsApp.

Wenn der Disponent nicht weiterkommt oder Sie es wünschen, leitet er an einen Menschen weiter, sofern die Zentrale eine Weiterleitung eingerichtet hat. Anliegen, die er nicht selbst erledigen kann, hinterlegt er als Anfrage bei der Zentrale, die sich bei Ihnen meldet.

3.5 Ihre Schutzmaßnahmen

• KI-Kennzeichnung: Der Disponent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass Sie mit einem KI-System sprechen oder schreiben. Dieser Hinweis kann von der Zentrale nicht entfernt werden.
• Keine TOBY-Aufzeichnung ohne Hinweis: Abrufbare Gesprächsaufzeichnungen sind standardmäßig aus und werden angekündigt. Die Anbieteraufbewahrung nach Abschnitt 3.3 bleibt davon unberührt.
• Kein Training: Weder wir noch unsere Dienstleister nutzen Ihre Gespräche zum Training von KI-Modellen.
• Transparente Verarbeitungsorte: TOBY speichert Gesprächsdaten in der EU; die direkte OpenAI-Verarbeitung bei Duplex kann in den USA stattfinden. Die Dienstleister und Transfergarantien stehen in Abschnitt 6.
• Automatische Löschung: Transkript, Zusammenfassung, Ihr erfasstes Anliegen, Rufnummer und Aufzeichnung werden nach der von der Zentrale gewählten Frist von 30, 90 oder 180 Tagen (Standard 90 Tage) automatisch gelöscht, ebenso Text und Empfängernummer einer Bestätigung und bei erledigten Rückrufwünschen Name, Rückrufnummer und Anliegen. Danach bleiben nur Datum, Uhrzeit, Kanal, Dauer und Gesprächsart für Statistik und Abrechnung. Ihre Bestellung wird nach derselben Frist, gerechnet ab der Fahrt, anonymisiert: Name, Rufnummer, Straßen, Hinweise für den Fahrer und der Änderungsverlauf werden gelöscht. Für Statistik und Abrechnung bleiben nur Status, Postleitzahl und Ort von Abholung und Ziel, die auf die Viertelstunde gerundete Zeit, Personenzahl, Beförderungsart, Fahrzeug, Zahlart und die Luftlinie der Strecke. Kennt die Zentrale Sie als Kontakt, bleiben Name, Rufnummer, Anschrift und die Zeitpunkte Ihrer letzten Fahrten (zur Erkennung als Stammkunde) dort gespeichert, bis die Zentrale den Kontakt löscht, längstens bis 90 Tage nach Vertragsende.
• Anonym anrufen: Sie können Ihre Rufnummer unterdrücken. Dann wird keine Rufnummer gespeichert. Wünschen Sie einen Rückruf, fragt der Disponent nach einer Nummer; geben Sie keine an, ist ein Rückruf nicht möglich. Sie müssen nur die Angaben machen, die für die Fahrt nötig sind.
• Mensch statt KI: Sie können jederzeit die Weiterleitung an die Zentrale verlangen, soweit sie eingerichtet und erreichbar ist, oder die Zentrale auf einem anderen Weg erreichen.

3.6 Rechtsgrundlagen (auf Seiten der Zentrale)

Die Erfassung Ihrer Bestellung ist zur Durchführung der Beförderung erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Transkript, Zusammenfassung und Dokumentation dienen dem berechtigten Interesse der Zentrale an einer nachvollziehbaren, korrekten Bestellannahme und an der Klärung von Rückfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die begrenzte Aufbewahrung, die Zugriffsbeschränkungen und der Verzicht auf standardmäßige TOBY-Aufzeichnung und Modelltraining tragen dazu bei, dass Ihre Interessen nicht überwiegen. Eine Bestätigung, um die Sie der Disponent gefragt hat, beruht auf Ihrem Wunsch; sendet das System sie ohne Nachfrage, gehört sie zur Abwicklung Ihrer Bestellung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Eine eingeschaltete Aufzeichnung kündigt der Disponent zu Beginn an; eine Einwilligung fragt er nicht ab. Die Rechtsgrundlage für die Aufzeichnung verantwortet die Zentrale. Wenn Sie nicht aufgezeichnet werden möchten, können Sie auflegen und die Zentrale auf einem anderen Weg erreichen. Bei Krankenfahrten stützt sich die Zentrale zusätzlich auf Art. 9 Abs. 2 DSGVO. In Notfällen kann Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO hinzukommen; TOBY ist aber kein Notrufsystem.

4. Zentralen und ihre Mitarbeiter: das Portal

4.1 Konto und Anmeldung

Sie melden sich im Portal mit Ihrem Google-Konto, Ihrem Microsoft-Konto oder mit einem Anmeldelink an, den wir an Ihre E-Mail-Adresse senden. Wir speichern Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, die Kennung des Anmeldeverfahrens, optional Ihre Rufnummer und Ihre Rolle im Unternehmen (Inhaber, Disponent, Nur-Lesen). Passwörter speichern wir nicht. Bei der Anmeldung mit Google oder Microsoft übermittelt der jeweilige Anbieter uns E-Mail-Adresse, Name und Kontokennung; für die Anmeldung selbst gilt dessen Datenschutzerklärung. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.2 Unternehmensdaten und Einrichtung

Firmierung, Anschrift, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Rechnungsadresse, Kundennummer beim Partner, Zentralen mit Standort, Fahrgebiet, Zeiten, Fahrzeugen, Regeln, Anliegen, Weiterleitungszielen (Rufnummern Ihrer Mitarbeiter), Kontakten und Einstellungen zu Kanälen, Aufzeichnung und Aufbewahrung. Rechtsgrundlage: Vertrag.

Geben Sie beim Anlegen Ihres Unternehmens an, dass Sie noch kein Kunde bei taxi.de sind, übermitteln wir Firmierung, Name der Zentrale, Stadt, Anschrift, Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse per E-Mail an die talex mobile solutions GmbH (taxi.de), Hamburg, damit sie Ihr Unternehmen dort freischaltet und Ihnen eine Kundennummer gibt, ohne die TOBY keine Bestellungen an taxi.de übergeben kann. Rechtsgrundlage: Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).

4.3 Abrechnung

Verbrauchsdaten (KI-Minuten, Weiterleitungsminuten, Bestätigungen, Rufnummern) je Tag, Paket, Zahlungsmittel und Rechnungen. Die Zahlung wickelt Stripe Payments Europe Ltd. (Dublin) ab; Stripe erhält Firmierung, Anschrift, E-Mail-Adresse, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Zahlungsmittel und Verbrauchsmengen, keine Gesprächsinhalte. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung teilweise eigenständig verantwortlich; es gilt die Datenschutzerklärung von Stripe. Rechtsgrundlagen: Vertrag und gesetzliche Aufbewahrungspflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).

4.4 Benachrichtigungen

Auf Wunsch senden wir Ihnen E-Mails (über Sinch Mailgun, EU) und Push-Benachrichtigungen (über den Push-Dienst Ihres Browsers, Inhalt Ende-zu-Ende verschlüsselt) zu offenen Anliegen und wartenden Freigaben. Sie stellen im Portal ein, was Sie erhalten möchten. Sind Sie Ansprechperson eines Support-Gesprächs, erhalten Sie unsere Antworten immer per E-Mail und Push (Abschnitt 4.8). Unsere E-Mails laden beim Öffnen die Schriftart Inter von Google Fonts; dabei erhält Google die IP-Adresse Ihres Geräts, sofern Ihr E-Mail-Programm externe Inhalte lädt. Rechtsgrundlage: Vertrag; für Push Ihre Einwilligung im Browser.

Außerdem schicken wir Nutzern der Zentralen gelegentlich Neuigkeiten zu TOBY per E-Mail. Sie lassen sich über den Link am Ende jeder dieser E-Mails abbestellen; betriebliche Mitteilungen wie Wartungshinweise oder Vertragsänderungen erhalten Sie weiterhin. Um zu sehen, welche Inhalte interessieren, zählen wir Klicks auf die Links in den Neuigkeiten: Die Links führen über eine Weiterleitungsadresse von Sinch Mailgun zum Ziel. Mailgun erfasst den Klick dabei technisch zusammen mit der Empfängeradresse und speichert diese Ereignisse höchstens 30 Tage. Wir werten nur die Summe der Klicks je Link aus und ordnen Klicks keiner Person zu. Ein Öffnungs-Pixel setzen wir nicht ein; ob Sie eine E-Mail geöffnet haben, erfassen wir nicht. Rechtsgrundlage für die Neuigkeiten ist unser berechtigtes Interesse, Sie über den von Ihnen genutzten Dienst zu informieren, für die Klickzählung unser berechtigtes Interesse an besseren Inhalten (jeweils Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Sie können jederzeit widersprechen, indem Sie die Neuigkeiten abbestellen oder uns schreiben.

4.5 Protokolle und Zugriffe

Änderungen an Bestellungen werden mit Zeitpunkt und handelnder Stelle im Verlauf der Bestellung festgehalten und dort angezeigt. Einladungen und das Entfernen von Zugängen, zurückgegebene Rufnummern und Löschläufe protokollieren wir mit Nutzer und Zeitpunkt; Auszüge erhalten Sie auf Anfrage. Zur Unterstützung können unsere Mitarbeiter und, wenn Sie über einen Partner betreut werden, Mitarbeiter des Partners Ihre Zentrale im Portal öffnen oder über unsere Schnittstelle mit einem Zugangsschlüssel der Plattform in ihr arbeiten. Jeder Zugriff wird protokolliert: im Portal mit Person, Beginn und Ende, über die Schnittstelle jeder einzelne Aufruf mit Schlüssel, Vorgang und Zeitpunkt. Auszüge aus diesen Protokollen erhalten Sie auf Anfrage. Bei der Arbeit über die Schnittstelle kann ein KI-Assistent (Claude von Anthropic, Abschnitt 6) die abgerufenen Daten für unsere Mitarbeiter aufbereiten. Rechtsgrundlage: Vertrag und berechtigtes Interesse an Nachvollziehbarkeit und Sicherheit (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.6 Cookies im Portal

Das Portal setzt nur technisch notwendige Cookies für Anmeldung und Sitzung. Es gibt keine Analyse- oder Werbe-Cookies und keine Einbindung von Tracking-Diensten. Eine Einwilligung ist dafür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Das Cookie, in dem die Website Ihre Entscheidung zum Meta-Pixel speichert (Abschnitt 5.2), gilt für alle Adressen unter hallotoby.de und wird deshalb auch an das Portal übertragen, ebenso die Cookies `_fbp` und `_fbc`, die das Meta-Pixel auf der Website setzt. Das Portal liest diese Cookies nur bei der Registrierung und nur, wenn Sie auf der Website eingewilligt haben, um Registrierung und Paketbuchung an Meta zu melden (Abschnitt 4.9); es setzt selbst keine Cookies von Meta. Zur Zählung von Klicks in unseren Neuigkeiten per E-Mail siehe Abschnitt 4.4.

Karten im Portal (Fahrgebiet, Bestellungen) lädt Ihr Browser von OpenFreeMap (openfreemap.org). Dabei erhält OpenFreeMap Ihre IP-Adresse und den angezeigten Kartenausschnitt, keine Namen oder Rufnummern. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an einer Kartenanzeige ohne eigenen Kartendienst (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4.7 Speicherdauer

Konto- und Unternehmensdaten bleiben nach Vertragsende bestehen, damit Sie Ihre Rechnungen weiter abrufen und TOBY wieder aufnehmen können; auf Anfrage löschen wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Rechnungs- und Abrechnungsdaten zehn Jahre (§ 147 AO, § 257 HGB); Protokolle für die Dauer des Vertrags; Einladungen eine Woche; die Angaben für die Meldung an Meta höchstens sieben Tage (Abschnitt 4.9); das Protokoll des Hilfe-Assistenten 90 Tage (Abschnitt 4.8); Gespräche mit dem Hilfe-Assistenten 90 Tage, Support-Gespräche ein Jahr, beides ab der letzten Nachricht (Abschnitt 4.8); den Text einer Meldung über „Problem melden“ im Portal ein Jahr, danach bleibt dort nur, dass und wann zu welchem Gespräch gemeldet wurde (die Meldung erreicht unseren Support zusätzlich per E-Mail). Gesprächsdaten der Fahrgäste nach der von Ihnen eingestellten Frist (Abschnitt 3.5). Kontakte, bis Sie sie löschen; Bestellungen werden nach der von Ihnen eingestellten Frist, gerechnet ab der Fahrt, anonymisiert (Abschnitt 3.5) und bleiben mit Status, Postleitzahl, Ort, gerundeter Zeit, Personenzahl, Beförderungsart, Fahrzeug, Zahlart und Luftlinie für Statistik und Rechnungsbezug. 90 Tage nach Vertragsende entfernen wir aus Kontakten, Bestellungen und Anfragen Namen, Anschriften der Kontakte, Rufnummern, die Zeitpunkte der letzten Fahrten eines Kontakts und Notizen.

4.8 Hilfe-Assistent und Support

Der Assistent im Portal beantwortet Ihre Fragen mit Microsoft Azure OpenAI. Er erhält Ihre Frage, den bisherigen Verlauf des Chats und die Daten Ihrer Zentrale, die er zur Antwort mit Ihren Rechten liest (etwa Statistiken, Gespräche oder Bestellungen). Frage, Antwort und die aufgerufenen Abfragen speichern wir zur Nachvollziehbarkeit 90 Tage lang; danach werden sie automatisch gelöscht. Das Gespräch mit dem Assistenten speichern wir ebenfalls; es sieht nur, wer es geführt hat, und es wird 90 Tage nach der letzten Nachricht gelöscht.

Kann der Assistent nicht weiterhelfen, können Sie das Gespräch an unseren Support geben; eine Meldung über „Problem melden“ an einem Gespräch eröffnet ebenfalls ein Support-Gespräch. Unsere Mitarbeiter lesen dann den Verlauf einschließlich der Antworten des Assistenten und antworten im Portal. Ein übergebenes Gespräch sehen alle Nutzer Ihres Unternehmens. Übergebene Gespräche und Meldungen ordnen wir mit Microsoft Azure OpenAI einmal nach Dringlichkeit, Thema und Art ein und fassen sie in drei Zeilen zusammen; bei einer Meldung erhält Microsoft Azure OpenAI dafür neben Ihrem Text nur Beginn, Dauer und Ergebnis des Anrufs, kein Transkript und keine Rufnummer. Einordnung und Zusammenfassung sehen nur unsere Mitarbeiter. Bei jeder neuen Nachricht Ihres Unternehmens erhalten zwei unserer Mitarbeiter eine E-Mail mit Ihrer Zentrale, dem Text der Nachricht und, in der ersten E-Mail nach der Einordnung, der Zusammenfassung. Antworten wir, benachrichtigen wir die Ansprechperson, also die Person, die das Gespräch übergeben oder gemeldet hat oder der es im Team weitergegeben wurde, per E-Mail mit dem Text unserer Antwort und per Push-Nachricht. Support-Gespräche löschen wir ein Jahr nach der letzten Nachricht, Einordnung und Zusammenfassung zusammen mit dem Gespräch. Rechtsgrundlage: Vertrag.

4.9 Meldung von Registrierung und Paketbuchung an Meta

Haben Sie auf www.hallotoby.de im Banner „Alle akzeptieren“ gewählt (Abschnitt 5.2), meldet das Portal zwei Ereignisse direkt von unserem Server an Meta (Conversions API): dass Sie Ihr Unternehmen registriert haben (`CompleteRegistration`) und dass Sie ein Paket gebucht haben (`Subscribe`), auch wenn es mit der Testphase beginnt. So sehen wir, ob unsere Anzeigen auf Facebook und Instagram zu Registrierungen und Buchungen führen, und Meta kann die Anzeigen danach ausrichten und sie ähnlichen Personen zeigen. Im Portal läuft dafür kein Meta-Pixel. Ohne diese Einwilligung meldet das Portal nichts und speichert dafür nichts; das Portal funktioniert ohne sie genauso.

Welche Daten. Bei der Registrierung liest das Portal die Cookies, die die Website mit Ihrer Einwilligung unter hallotoby.de gesetzt hat (`hallotoby_einwilligung`, `_fbp`, `_fbc`), und speichert: Ihre Entscheidung im Banner (Fassung, Wahl, Datum), die Kennungen aus `_fbp` und `_fbc`, Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät und einen Hashwert (SHA-256) der E-Mail-Adresse, mit der Sie sich registrieren. An Meta übermitteln wir je Ereignis den Hashwert, die Kennungen aus `_fbp` und `_fbc`, IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, den Namen des Ereignisses, den Zeitpunkt, die Adresse der Portalseite und eine zufällige Kennung der Zentrale beziehungsweise des Abonnements, bei der Paketbuchung außerdem den Preis des gebuchten Pakets ohne Umsatzsteuer und die Währung. Die E-Mail-Adresse im Klartext, Namen, Rufnummern, Firmierung und Anschrift übermitteln wir nicht. Meta gleicht den Hashwert und die Kennungen mit den Konten bei Facebook und Instagram ab, um das Ereignis der Anzeige zuzuordnen, über die Sie gekommen sind, und kann die Daten nach seiner Datenschutzrichtlinie auch für eigene Zwecke nutzen.

Gemeinsame Verantwortung. Für die Erhebung dieser Daten im Portal und ihre Übermittlung an Meta sind wir und Meta Platforms Ireland Ltd. gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Es gilt derselbe Zusatz zur gemeinsamen Verantwortlichkeit wie beim Meta-Pixel (Abschnitt 5.2); Anfragen zu Ihren Rechten können Sie an Meta oder an uns richten. Die weitere Verarbeitung nach der Übermittlung verantwortet Meta allein.

Übermittlung in die USA. Meta verarbeitet Daten auch in den USA. Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission dazu (Art. 45 DSGVO).

Rechtsgrundlage. Ihre Einwilligung auf der Website: für das Auslesen der Cookies § 25 Abs. 1 TDDDG, für die Verarbeitung und Übermittlung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.

Speicherdauer. Die gespeicherten Angaben löschen wir, sobald die Paketbuchung gemeldet ist, spätestens sieben Tage nach der Registrierung, auch wenn Sie kein Paket buchen. Wie lange Meta die übermittelten Daten speichert, bestimmt Meta nach seiner Datenschutzrichtlinie.

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über „Datenschutz-Einstellungen“ auf der Website und dort „Ablehnen“ (Abschnitt 5.2); dann meldet das Portal bei einer Registrierung nichts. Haben Sie sich schon registriert, schreiben Sie uns an office@neuromanufaktur.ai; wir löschen die gespeicherten Angaben dann sofort, und eine Paketbuchung wird nicht mehr gemeldet. Daten, die Meta schon erhalten hat, bleiben davon unberührt; Ihre Rechte dazu können Sie bei Meta oder bei uns geltend machen.

5. Website hallotoby.de

5.1 Zugriffsdaten

Beim Aufruf der Website verarbeitet unser Hosting-Dienstleister Vercel Inc. technisch notwendige Zugriffsdaten (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browser). Die Website wird über ein weltweites Auslieferungsnetz bereitgestellt; Serverfunktionen laufen in Frankfurt. Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag mit EU-Standardvertragsklauseln; Vercel ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage: berechtigtes Interesse an sicherem Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Zugriffsprotokolle werden nach kurzer Zeit gelöscht.

5.2 Meta-Pixel

Die Website setzt das Meta-Pixel nur ein, wenn Sie im Banner „Alle akzeptieren“ wählen; vorher lädt Ihr Browser nichts von Meta. Darüber hinaus setzt die Website keine Analyse- oder Werbe-Cookies und bindet keine weiteren Tracking-Dienste ein.

Zweck. Wir machen TOBY mit Anzeigen auf Facebook und Instagram bekannt. Mit dem Meta-Pixel messen wir, ob Besucher über diese Anzeigen kommen und was sie danach auf der Website tun, damit wir unsere Anzeigen verbessern, sie Besuchern der Website erneut oder ähnlichen Personen zeigen und das Budget dort einsetzen können, wo es wirkt. Mit derselben Einwilligung meldet das Portal später Ihre Registrierung und Paketbuchung an Meta (Abschnitt 4.9). Sind Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Meta die Daten Ihrem Konto zuordnen und sie auch für eigene Zwecke nutzen, etwa zur Verbesserung seiner Werbedienste.

Gemeinsame Verantwortung. Anbieter ist Meta Platforms Ireland Ltd., Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland. Für die Erhebung der Daten auf unserer Website und ihre Übermittlung an Meta sind wir und Meta gemeinsam verantwortlich (Art. 26 DSGVO). Das regelt der Zusatz von Meta zur gemeinsamen Verantwortlichkeit (www.facebook.com/legal/controller_addendum). Danach beantwortet Meta Anfragen zu Ihren Rechten (Art. 15 bis 20 DSGVO) für die Daten, die Meta speichert; Sie können sich auch an uns wenden, wir leiten Ihr Anliegen dann an Meta weiter. Die weitere Verarbeitung nach der Übermittlung verantwortet Meta allein, siehe die Datenschutzrichtlinie von Meta (www.facebook.com/privacy/policy).

Welche Daten. Bei jeder aufgerufenen Seite und bei den unten genannten Ereignissen überträgt Ihr Browser an Meta: die Adresse der Seite einschließlich ihrer Parameter (etwa eines Zugangscodes oder einer taxi.de-Kundennummer aus einem Link) und die Adresse der Seite, von der Sie kommen, Ihre IP-Adresse, Angaben zu Browser und Gerät, den Zeitpunkt, die Kennung aus dem Cookie `_fbp` und, wenn Sie über eine Anzeige kommen, die Klickkennung aus dem Cookie `_fbc`. Sind Sie bei Facebook oder Instagram angemeldet, kann Ihr Browser dabei auch Cookies von Meta mitsenden. Außerdem liest das Meta-Pixel Angaben, die Sie in Formulare der Website eintragen (E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Vor- und Nachname, Ort und Postleitzahl), wandelt sie noch in Ihrem Browser in einen Hashwert um und übermittelt nur diesen an Meta („automatischer erweiterter Abgleich“). Meta gleicht den Hashwert mit den Konten bei Facebook und Instagram ab, um Besuche und Anmeldungen den Anzeigen zuzuordnen, über die Sie gekommen sind; die Angaben im Klartext erhält Meta dabei nicht.

Ereignisse.

Rechtsgrundlage. Ihre Einwilligung: für das Speichern und Auslesen von Informationen auf Ihrem Gerät § 25 Abs. 1 TDDDG, für die Verarbeitung Ihrer Daten Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung ist freiwillig, die Website funktioniert ohne sie genauso.

Übermittlung in die USA. Meta verarbeitet Daten auch in den USA. Meta Platforms, Inc. ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert; die Übermittlung stützt sich auf den Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission dazu (Art. 45 DSGVO).

Speicherdauer. Die Cookies `_fbp` und `_fbc` laufen 90 Tage nach Ihrem letzten Besuch mit Einwilligung ab; manche Browser löschen sie früher. Wie lange Meta die übermittelten Daten speichert, bestimmt Meta nach seiner Datenschutzrichtlinie. Ihre Entscheidung im Banner speichern wir im Cookie `hallotoby_einwilligung` (Fassung, Ihre Wahl, Datum) für zwölf Monate für alle Adressen unter hallotoby.de; danach fragen wir erneut. Dieses Cookie brauchen wir, um Ihre Wahl zu beachten und nachweisen zu können (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, Art. 6 Abs. 1 lit. c in Verbindung mit Art. 7 Abs. 1 DSGVO).

Widerruf. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen: über den Link „Datenschutz-Einstellungen“ unten auf jeder Seite der Website und dort „Ablehnen“. Dabei löschen wir die Cookies `_fbp` und `_fbc` in Ihrem Browser, und das Meta-Pixel wird nicht mehr geladen. Daten, die Meta schon erhalten hat, bleiben davon unberührt; Ihre Rechte dazu können Sie bei Meta oder bei uns geltend machen.

5.3 Schriften

Die Website nutzt die Schriftart Inter. Die Schriftdateien liegen auf unseren eigenen Servern und werden von dort ausgeliefert. Es besteht keine Verbindung zu Servern von Google, und es wird keine IP-Adresse an Google übertragen.

5.4 Probeanruf und Quiz

Wenn Sie auf der Website einen Probeanruf starten, bauen Sie aus Ihrem Browser eine Sprachverbindung zu unserer Medienplattform auf; dazu fragt Ihr Browser den Zugriff auf Ihr Mikrofon ab. Das Gespräch wird wie in Abschnitt 3.3 verarbeitet, aber keiner Zentrale zugeordnet, es entsteht keine Bestellung, und das Transkript wird nach 30 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage: Ihre Einwilligung durch Start des Probeanrufs (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Solange der Probeanruf als Vorschau ohne Sprachverbindung läuft, werden keine Daten übertragen.

Das Quiz zur Wahl eines Disponenten speichert Ihre Antworten, das Ergebnis und einen verschlüsselten Kennwert Ihrer IP-Adresse (HMAC); die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Das Ergebnis wird Ihnen bei der Registrierung im Portal vorgeschlagen.

5.5 Anmeldung zur Beta

Die Anmeldung zur Beta ist geschlossen. Wenn Sie Ihre Zentrale bis Oktober 2026 für die Beta angemeldet haben, haben wir gespeichert: Name und Stadt der Zentrale, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, optional Ihre Rufnummer und Ihre taxi.de-Kundennummer, Ihre Angaben zur Nutzung des bisherigen Toby und zur Zahl der Anrufe sowie Ihren Text, was Sie sich vom neuen Toby erhoffen. Dazu kommt ein verschlüsselter Kennwert Ihrer IP-Adresse (HMAC), mit dem wir Mehrfachanmeldungen begrenzen; die IP-Adresse selbst speichern wir nicht. Die Angaben liegen in unserer Datenbank (Supabase, Frankfurt); per E-Mail (Sinch Mailgun, EU) erhalten Sie eine Bestätigung und wir eine Benachrichtigung. Nehmen wir die Anmeldung an, erzeugen wir einen persönlichen Code und schreiben Ihnen. Zweck ist die Auswahl der Beta-Zentralen und die Kontaktaufnahme dazu; Rechtsgrundlage ist die Anbahnung eines Vertrags auf Ihre Anfrage (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Abgelehnte Anmeldungen löschen wir 30 Tage nach der Absage automatisch, alle übrigen 30 Tage nach dem Ende der Beta; auf Wunsch sofort.

5.6 Kontakt

Wenn Sie uns per E-Mail schreiben, speichern wir Ihre Nachricht und Ihre Kontaktdaten zur Bearbeitung (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO) und löschen sie, wenn das Anliegen erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

6. Dienstleister und Empfänger

Wir setzen für TOBY die folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein. Die Verarbeitungsorte ergeben sich aus den folgenden Tabellen. Insbesondere Duplex kann Gesprächsdaten in die USA übermitteln. Für OpenAI gilt der Auftragsverarbeitungsvertrag mit OpenAI Ireland Ltd.; Drittlandübermittlungen erfolgen nach dessen Transferregelungen auf Grundlage von EU-Standardvertragsklauseln oder eines einschlägigen Angemessenheitsbeschlusses. Eine Kopie der einschlägigen Garantien kann über unseren Datenschutzkontakt angefordert werden. Bei weiteren Anbietern mit US-Bezug gelten die vereinbarten EU-Standardvertragsklauseln und, soweit anwendbar, das EU-U.S. Data Privacy Framework.

Telefonie und Gesprächsverarbeitung (KI-Anbieter abhängig von der Engine des Disponenten):

Plattformbetrieb:

Nur nach Aktivierung durch die Zentrale oder als Rückfall im Einzelfall:

Empfänger auf Weisung der Zentrale: talex mobile solutions GmbH (taxi.de), Hamburg, erhält Bestellungen für die Disposition. Grundlage ist der Vertrag der Zentrale mit taxi.de.

Für das Meta-Pixel auf der Website und die Meldung von Registrierung und Paketbuchung aus dem Portal ist Meta nicht unser Auftragsverarbeiter, sondern gemeinsam mit uns verantwortlich (Abschnitte 4.9 und 5.2). Wir verkaufen keine Daten. Zu Werbezwecken gehen Daten nur mit Ihrer Einwilligung an Meta, über das Meta-Pixel auf der Website und die Meldung aus dem Portal (Abschnitte 4.9 und 5.2). An Behörden geben wir Daten nur auf gesetzlicher Grundlage heraus und informieren die betroffene Zentrale, soweit das erlaubt ist.

7. Sicherheit

Alle Verbindungen sind verschlüsselt (TLS, bei Sprache SRTP). Gespeicherte Daten sind verschlüsselt (AES-256). Jede Zentrale sieht nur ihre eigenen Daten; das ist in der Datenbank durch Zeilenrechte je Unternehmen erzwungen. Administrative Zugänge sind mit Mehrfaktor-Authentifizierung gesichert. TOBY speichert Audioaufzeichnungen nur nach Aktivierung durch die Zentrale; zur zeitweiligen Anbieteraufbewahrung siehe Abschnitt 3.3. Die vollständige Beschreibung der technisch-organisatorischen Maßnahmen ist Anlage 2 des Auftragsverarbeitungsvertrags, den Zentralen im Portal einsehen können.

8. Automatisierte Entscheidungen

Der Disponent nimmt Bestellungen eigenständig an und übermittelt sie an die Disposition. Er trifft keine Entscheidungen mit rechtlicher Wirkung über Sie im Sinne von Art. 22 DSGVO; ob und wie eine Fahrt ausgeführt wird, entscheidet die Zentrale. Sie können jederzeit einen Menschen verlangen (Abschnitt 3.5).

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3).

Als Fahrgast wenden Sie sich am besten an die Zentrale, die Sie erreicht haben; sie ist verantwortlich, kann Ihre Daten im Portal einsehen und veranlasst bei uns Auskunft, Export und Löschung. Sie können sich auch an uns wenden: per E-Mail an office@neuromanufaktur.ai oder per Post an neuromanufaktur GmbH, Datenschutz, Hanauer Landstraße 204, 60314 Frankfurt am Main. Wir leiten Ihre Anfrage an die Zentrale weiter und unterstützen bei der Bearbeitung. Anfragen werden innerhalb eines Monats beantwortet und sind kostenfrei.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit, Gustav-Stresemann-Ring 1, 65189 Wiesbaden, poststelle@datenschutz.hessen.de, datenschutz.hessen.de.

10. Datenschutzverletzungen

Bei einer Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten informieren wir die betroffenen Zentralen unverzüglich und melden den Vorfall, soweit erforderlich, innerhalb von 72 Stunden der Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO). Bei hohem Risiko informieren wir gemeinsam mit der Zentrale die betroffenen Personen.

11. Änderungen

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich der Dienst, die Dienstleister oder die Rechtslage ändern, insbesondere wenn neue Kanäle freigegeben werden. Zentralen informieren wir über wesentliche Änderungen im Portal und per E-Mail mindestens 30 Tage vorher. Die aktuelle Fassung steht unter www.hallotoby.de/datenschutz und im Portal.

*neuromanufaktur GmbH · Hanauer Landstraße 204 · 60314 Frankfurt am Main · office@neuromanufaktur.ai*